Cuándo necesitas integrar el ERP con la web
La señal más habitual aparece en el día a día de administración: alguien copia a mano los pedidos que entran por la web para darlos de alta en el ERP. Detrás suelen venir otras:
- Los precios de la web no coinciden con los del ERP, sobre todo cuando cada cliente tiene condiciones propias.
- Las existencias de la tienda se actualizan tarde y se venden artículos que ya no hay.
- Tu tienda B2B depende de un desarrollo antiguo que ya nadie se atreve a tocar.
- El CRM no se entera de las altas, bajas o compras que pasan en la web, o se entera a medias.
- Cada sistema cuenta una versión distinta del mismo cliente y nadie sabe cuál es la buena.
Una sola fuente de verdad
El principio con el que diseñamos cada integración es que cada dato viva en un único sitio. Si tu ERP ya calcula el precio de cada artículo con las condiciones de cada cliente y lleva las existencias, los pedidos y las fichas de cliente, la web debe leer de él y escribirle los pedidos, sin guardar una segunda copia de todo eso que luego haya que mantener sincronizada en los dos sentidos.
Por eso no partimos siempre de WooCommerce. Cuando el ERP manda, montamos la tienda sobre WordPress con un plugin propio que consulta al ERP en cada momento lo que necesita. Si tu negocio vende un catálogo sencillo al público y el ERP solo tiene que recibir los pedidos, una tienda WooCommerce con una sincronización bien hecha puede ser la opción razonable, y así te lo planteamos en la auditoría.
ERP cerrados y conectores del fabricante
Muchos ERP sectoriales no tienen una API pública. Solo se dejan consultar a través de un conector que instala el fabricante en el servidor de la empresa, y a menudo ese mismo servidor recibe otras cosas del ERP, como las fotos de producto. Para esos casos desarrollamos un bridge: una pieza pequeña que vive junto al conector, publicada en un subdominio propio con su certificado, que recibe las preguntas de la web y las traduce al idioma del ERP. La tienda puede estar alojada en otro servidor sin tocar la instalación del fabricante.
La conexión se vigila sola. La web comprueba el bridge cada pocos minutos y, si deja de responder, avisa por correo a quien tenga que saberlo, con un segundo aviso cuando vuelve.
CRM: altas, compras y bajas en el momento en que ocurren
Con los CRM el objetivo suele ser que cada evento relevante de la web llegue al CRM tal como sucede: un alta, una renovación, una compra, una pausa, una baja o un fallo de cobro. Lo hacemos con las APIs y los webhooks nativos de cada sistema, creando en el CRM los mismos registros y propiedades que tu equipo ya usa, para que sus automatizaciones sigan funcionando sin reaprender nada.
Cómo trabajamos
- Auditoría de sistemas y datos. Qué vive en cada sistema, quién lo modifica y qué vías de conexión ofrece cada uno: API, conector, exportaciones programadas.
- Diseño del flujo. Qué lee la web, qué escribe, con qué frecuencia y qué pasa cuando algo falla. Te lo damos por escrito junto al presupuesto cerrado.
- Desarrollo y pruebas en una copia local. Contra el sistema real solo se hacen lecturas durante el desarrollo; ni pedidos ni altas de prueba en tu ERP.
- Puesta en marcha con vigilancia. Avisos automáticos si la conexión se cae y una pantalla en el escritorio que dice en verde o en rojo si todo responde.
- Mantenimiento. Las nuevas versiones del plugin te llegan al escritorio de WordPress como cualquier otra actualización.
Qué recibes
- La integración funcionando en tu web, con precios, existencias y pedidos conectados al ERP o eventos conectados al CRM.
- Sincronización programada y la opción de forzarla desde el escritorio cuando necesitas ver un cambio enseguida.
- Avisos por correo si la conexión se interrumpe y una pantalla de comprobaciones del servidor.
- Código documentado y actualizaciones propias, con un mes de garantía de ajustes tras la entrega.
Casos reales
Preguntas frecuentes
¿Se puede conectar un ERP cerrado con una web?
Sí, siempre que el fabricante ofrezca alguna vía de acceso, que en la mayoría de ERP sectoriales es un conector instalado en el servidor de la empresa. Junto a ese conector instalamos un bridge que traduce entre la web y el ERP. Si un ERP no ofrece ninguna vía, ni conector, ni API, ni exportaciones programables, lo detectamos en la auditoría y te lo decimos antes de presupuestar.
¿Necesito WooCommerce para vender con mi ERP?
No necesariamente. Si el ERP ya calcula precios por cliente y lleva existencias y pedidos, una tienda sobre WordPress con un plugin propio que lee del ERP evita duplicar todos esos datos. Para catálogos sencillos de venta al público, WooCommerce con una buena sincronización puede encajar mejor. Lo decidimos con los datos de tu negocio en la auditoría.
¿Qué pasa si se cae la conexión con el ERP?
La web comprueba la conexión de forma periódica y, si deja de responder durante unos minutos, envía un aviso por correo, con otro aviso cuando se restablece. En uno de nuestros casos en producción la comprobación se hace cada 5 minutos y el aviso salta a los 10 sin respuesta.
¿Con qué CRM trabajáis?
Tenemos en producción una integración directa con HubSpot. Cualquier CRM con una API documentada es candidato a una integración a medida; en la auditoría revisamos qué permite su API y qué propiedades usa tu equipo.
¿Cuánto cuesta integrar un ERP o un CRM con la web?
Depende de cuántos datos se mueven, en qué sentido y de las vías que ofrezca cada sistema. Por eso empezamos con una auditoría y te damos un presupuesto cerrado por escrito: si el alcance no cambia, el precio no cambia.
¿Se puede hacer sin parar la tienda actual?
Sí. Todo el desarrollo se hace en una copia local y contra el ERP real solo se hacen lecturas hasta la puesta en marcha. La tienda actual sigue funcionando hasta el día del cambio.
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